Neuer Vereinsalltag: Kursbuchungen online

Der neue Corona-Alltag hat mit sich gebracht, dass die Teilnahme an den Sportangeboten für Vereinsmitglieder nicht mehr wie bisher spontan geschehen kann. Aufgrund der zahlenmäßigen Begrenzungen ist eine Voranmeldung unabdingbar geworden. Und damit keiner der wenigen kostbaren Plätze in den Trainingsgruppen frei bleibt, ist es wichtig, auch zeitnah über Absagen informiert zu sein und freie Kapazitäten schnell nachzubesetzen.

Welche Instrumente stehen den Vereinen für die Buchung und Verwaltung der Sportangebote zur Verfügung? Wie in so vielen Bereichen kann es hier wohl keine allgemein gültigen Empfehlungen geben, die Ausgangssituationen vor Ort sind zu unterschiedlich. Zunächst einmal gilt es zu beachten, welche Zielgruppe angesprochen ist. Ältere und weniger computeraffine Menschen wird man nicht über eine Buchungsapp erreichen können. Hier ist eine telefonische Kontaktmöglichkeit sicherlich unabdingbar.Dennoch ist darüber hinaus wohl die digitale Buchung das Mittel der Wahl.

Wir haben uns bei einigen Vereinen umgehört, um Best-Practice-Beispiele zu sammeln:

Der AC Weinheim hat das Anmeldesystem von Sportmeo getestet und für gut befunden. Die wichtigsten Vorteile beschreibt Geschäftsführer Matthias Hörr wie folgt:

  • Individuelle Eingabemöglichkeit einer maximalen Teilnehmeranzahl.
  • Ist diese erreicht, kommen alle weiteren Anmeldungen auf eine Warteliste.
  • Sagt ein bestätigter Teilnehmer seinen Termin ab, bekommt die nächste Person auf der Warteliste automatisch eine Bestätigung übermittelt.
  • Trainer haben die Möglichkeit ihren Kurs im Notfall auch abzusagen. Die über die App eingebuchten Teilnehmer werden dann unmittelbar darüber benachrichtigt.
  • Das System bietet noch viel mehr, bis hin zum Aufbau einer Homepage, einer Verknüpfung mit Raumzugangssystemen, Bezahlsystem für Kurse etc.
  • Man kann die Software für 30 Tage kostenlos und unverbindlich testen. Die Kosten belaufen sich später monatlich auf 99,-- € zzgl. MwSt.

Der KSV 1884 Mannheim hat sich für das Produkt von TIMIFY entschieden: Hartmut Lehr beschreibt die Vorteile wie folgt:

  • Es ist mit einer Einarbeitungszeit relativ leicht zu bedienen.
  • Man legt Ressourcen (Personen, Trainer, Aufsichten, etc.) sowie Gruppen an. Die Gruppen sind zeitlich und in der Teilnehmerzahl begrenzt.
  • Einer Ressource wird dann die Gruppe zugeordnet, wenn man einen Termin einträgt.
  • Ein vorgefertigter HTML-Code kann als Buchungs-Button auf der Homepage eingetragen werden. Alternativ oder zusätzlich kann der Buchungslink auch per Email versendet werden.
  • Der Sportler kann einen Termin (Tag/Uhrzeit) auswählen und sieht, wie viele Plätze in einem Trainingsangebot belegt bzw. frei sind. Namen von bereits eingetragenen Sportlern werden nicht angezeigt!
  • Wenn er buchen möchte, gibt er seinen Namen, Email, Telefon-Nr. ein und drückt auf BUCHEN.. Er, die Ressource und der Admin erhalten eine Email über die vorgenommene Buchung.
  • Wenn die Gruppe völlig gebucht ist, wird an die Ressource und an den Admin eine Gesamtliste der Teilnehmer gesendet.
  • Diese Liste kann dann ausgedruckt und abgehakt werden, wenn die Personen zum Training erscheinen.
  • Der Teilnehmer bekommt einen Tag vorher eine Erinnerung per Email, dass er gebucht hat.
  • Der Teilnehmer selbst kann sich löschen. Aber auch der Admin kann Doppelbuchungen oder Falschbuchungen löschen. Es wird alles dokumentiert.
  • Das Programm ist in Classic-Variante kostenlos, hat aber einen eingeschränkten Modus.

Der Geschäftsführer der TSG Mannheim-Seckenheim, Florian Mannheim, hat Prozessbeschreibungen zur Kursplatzvergabe der verschiedenen Sportangebote erstellt, anhand derer gut zu erkennen ist, vor welchen logistischen Herausforderungen die Vereine derzeit stehen. Für die TSG-Kindersportschule KISS sei dies beispielhaft aufgezeigt:

A Regeln

Kinder mit Geburtsdatum bis einschließlich 31.08.2015 können teilnehmen, werden aber vorwiegend im Vormittagsbereich eingeteilt. Wenn möglich werden die Plätze so vergeben, dass zuerst einzelne Gruppen komplett gefüllt sind.

B Am Telefon

1. Kontrolle in der VereinssoftwareWinner

  • Alter
  • Telefonnummer
  • E-Mail-Adresse
  • Adresse

2. Platzvergabe über den Stundenplan an der Magnetwand

  • Wunschtermin prüfen
  • Falls weitere Gruppe aufgefüllt werden könnte, auch diesen Platz anbieten
  • Name, Vorname und Telefonnummer leserlich eintragen

Am Vortag nach 16 Uhr

A Prüfen ob ein Kind allein in einer Gruppe ist

  1. Falls ein Kind allein in einer Gruppe wäre, wird geprüft, ob ein Umschichten möglich ist, damit ein weiterer Kurs voll ausgelastet ist.
  2. Anruf der betroffenen Familie, Möglichkeit abklären und ggf. die Gruppeneinteilung ändern.

B Generelles Prüfen und Versuch der Optimierung der Gruppeneinteilung

C Teilnehmerlisten erstellen

  1. Teilnehmerlisten für den kommenden Tag erstellen, abspeichern, drucken und bereitlegen.

D Übungsleiter über eventuelle Änderungen ihrer Arbeitszeit informieren

 

Wir bedanken uns herzlich bei den Vereinen für die übermittelten Erfahrungsberichte. Wenn auch Ihr Verein ein Buchungssystem ausprobiert und für gut befunden hat, lassen Sie uns dies bitte gerne zur Veröffentlichung und zum Erfahrungsaustausch wissen. Gemeinsam sind wir stärker!